الهيكل التنظيمي لمكتب الدراسات العليا

الوصف الوظيفي:

يتولى مدير مكتب الدراسات العليا والتدريب الإشراف والتنسيق بين الأقسام والوحدات التابعة للمكتب وهي:

1. سكرتارية مكتب الدراسات العليا والتدريب:

يتولى السكرتير القيام بالمهام التالية:-

• طباعة وتنظيم ومتابعة مراسلات مدير المكتب وحفظها.
• تنظيم مواعيد وزيارات مدير المكتب.
• التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة لمدير المكتب.
• عرض البريد على مدير المكتب.

2. قسم التسجيل والدراسة والامتحانات:

يتولى القسم المهام التالية:-

• تلقي ترشيحات مختلف الأقسام العلمية بالكلية لأغراض الدراسة وتصنيفها وتبويبها.
• حصر وتحديد مجالات الدراسة العليا المتاحة بالكلية والإعداد التي يمكن توجيهها لها.
• إعداد خطط وبرامج الدراسات العليا والتدريب بالداخل والإشراف على تنفيذها.
• إعداد مشروع الميزانية اللازمة لتنفيذ خطط وبرامج الدراسات العليا والتدريب بالداخل ومتابعة اعتمادها وتنفيذها.
• تلقي تقارير متابعة تنفيذ خطط وبرامج الدراسات العليا والتدريب بالداخل ودراستها وتحليلها ، واتخاذ الإجراءات اللازمة لتذليل ما يواجه التنفيذ من صعوبات ومشاكل.
• استيفاء النماذج الخاصة بالتسجيل والدراسة بالبيانات وحفظها واحالة نسخ منها الي الجهات ذات العلاقة
• إتمام الإجراءات المتعلقة بتسجيل الطلبة وانتقالهم ووقف القيد أو إعادته.
• إعداد الإحصائيات والبيانات الخاصة بالطلاب.
• تنظيم الجداول الدراسية وجداول القاعات والامتحانات الدورية والنهائية.
• متابعة الأمور الدراسية والإشراف على الامتحانات الدورية والنهائية.
• توزيع المراقبات في الامتحانات الدورية والنهائية بالتنسيق مع الأقسام العلمية.
• إبلاغ الجهات المختصة بنتائج الامتحانات.
• إعداد تقارير عن سير العملية التعليمية والامتحانات لعرضها على مجلس الكلية.
• تحرير الشهادات والافادات التي تطلب من السجلات طبقاً للأحكام المقررة.
• تحرير شهادات وإفادات التخرج وكشوفات درجات الخريجين.
• تسليم الإفادات والشهادات وكشوفات الدرجات لأصحابها بعد اعتمادها من الجهات المختصة.

3. قسم المعيدين:

يتولى القسم المهام التالية:-

• مسك ملفات فرعية للمعيدين .
• اتخاذ إجراءات استيفاء مستندات تعيين المعيدين وإحالتها إلى الجهات المختصة .
• إخطار الجامعة باحتياجات الكلية من المعيدين وفقاً للاشتراطات التي تحددها الكلية لإتخاذ اجراءات الاعلان عنها.
• إعداد البيانات والإحصاءات الخاصة بالمعيدين بالكلية وإبلاغ الجامعة بها.

4. قسم التدريب:

يتولى القسم المهام التالية:-

• تلقي ترشيحات مختلف الأقسام العلمية بالكلية لأغراض التدريب وتصنيفها وتبويبها.
• حصر وتحديد مجالات التدريب المتاحة بالكلية والإعداد التي يمكن توجيهها لها.
• تحديد احتياجات أقسام ومكاتب الكلية المختلفة من البرامج التدريبية وإعلام إدارة الدراسات العليا بذلك.
• اقتراح برامج تدريبية لمختلف أقسام ومكاتب الكلية وإعلام إدارة الدراسات العلىا بذلك.

5. قسم البحوث العلمية:

يتولى القسم المهام التالية:-

• المشاركة في الحلقات الدراسية والندوات والملتقيات العلمية ذات العلاقة بنشاط المكتب بالداخل والخارج.
• إتمام إجراءات تكليف المشرفين على الرسائل العلمية والأطروحات.
• التنسيق مع إدارة الدراسات العليا لإتمام إجراءات تسجيل الرسائل والأطروحات بمنظومة البحث العلمي بوزارة التعليم العالي.
• استلام التقارير الدورية من المشرف عن سير الرسالة أو الأطروحة.
• الاشتراك مع القسم العلمي في اقتراح لجنة المناقشة للرسائل والأطروحات.
• استلام تقرير المشرف بخصوص جاهزية الرسالة أو الأطروحة للمناقشة واستلام ثلاث نسخ مبدئية منها من الطالب.
• إتمام إجراءات إصدار قرار تشكيل لجان المناقشة وإرسال النسخ المطلوبة لرئيس وأعضاء لجنة المناقشة.
• تحديد موعد المناقشة استنادا على تقرير المشرف والتنسيق مع القسم العلمي وإدارة الدراسات العليا بالجامعة.
• استلام نتيجة المناقشة والقيام بإجراءات المكافأة المالية لأعضاء لجنة المناقشة.
• استلام عدد من النسخ الورقية والإلكترونية من الرسائل أو الأطروحات بعد اعتمادها من لجنة المناقشة.

6. شؤون إدارة الدراسات العليا والتدريب:

تتولى شؤون إدارة الدراسات العليا والتدريب الإشراف على الوحدات التالية:-

• وحدة المحفوظات:

تتولى الوحدة المهام التالية:-

• فتح وتنظيم الملفات وفق الأصول العلمية للأرشفة.
• الحفاظ على جاهزية الملفات للاستخدام وتنظيم تداول محتوياتها.
• حفظ صور المكاتبات بالملفات المخصصة لها.

• وحدة الطباعة:

مهمتها أداء أعمال الطباعة والسحب والتصوير.

• وحدة البريد:

تتولى الوحدة المهام التالية:-

• استلام البريد والمكاتبات الواردة وقيدها بدفاتر الوارد وتسليمها للإدارة المختصة.
• تسليم المكاتبات الصادرة بعد قيدها بدفاتر الصادر.
• الإشراف على لوحة إعلانات مكتب الدراسات العل

التوصيف الوظيفي: